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Planung
Datenbankplanung ist der wichtigste Schritt bei der Einrichtung von CiviCRM.
Sorgsame Planung kann ihnen hunderte Stunden Arbeit ersparen. Um CiviCRM erfolgreich an ihre Anforderungen anzupassen brauchen sie ein Konzept. Es muss die Datenfelder und Datentypen sowie den Arbeitsablauf vorgeben:
Datenbankfelder und Typen
- Erstellen sie eine Liste aller Datenfelder und deren Typen die sie in ihrer Datenbank benötigen.
z. Beispiel: "Postleitzahl - Numerisch"
Arbeitsabläufe / Workflows
- Zeigen sie alle Wege auf: wie, wo, wann und von wem die Daten benutzt werden.
Beispiel 1:
Datensatznummer: Jeder neue Datensatz erhält automatisch eine eindeutige/einmalige Datensatznummer. Dies ermöglicht z.B. die Unterscheidung von 2 Adressen mit identischen Namen.
Verwendung: Die Datensatznummer wird zur Vermeindung doppelter Einträge beim importieren oder exportieren von Daten benötigt.
Beispiel 2:
Ehrenamtlicher Typ: Dieses Datenbankfeld dient der Zustandsbeschreibung (Status) des Ehrenamtlichen. Jeden Ehrenamtlichen wird einer der 4 folgenden Typen zugewiesen - "Neu", "aktiv", "passiv",oder "ausgeschieden".
"Neu" = war noch nie Ehrenamtlich tätig
"aktiv" = hat mindestens 1 Einsatzvereinbarung gemacht
"passiv" = war aktiv hatte aber in den letzten 12 Monaten keinen Einsatz mehr
"ausgeschieden" = hat in der Vergangenheit Einsatzvereinbarungen gehabt , hat keine Zeit/Interesse mehr.Verwendung: Dieses Datenbankfeld dient der Unterstützung des Freiwilligen-Koordienators (FK) bei der Auswahl und Einsatzplanung der Ehrenamtlichen. Wenn Ehrenamtliche gebraucht werden sucht der FK alle Ehrenamtlichen mit dem Status "aktiv" und sendet eine Anfrage an diese Gruppe. Regelmässig werden alle "passiven" Ehrenamtlichen kontaktiert und gefragt ob sie wieder "aktiv" werden wollen.
Der Status der Ehrenamtlichen wird vom FK kontrolliert. Jeden Monat werden alle Ehrenamtlichen die länger als 12 Monate inaktiv sind gesucht und auf "passiv" gesetzt. Alle Ehrenamtlichen die den FK darüber informieren dass sie kein Interesse oder keine Zeit mehr haben, bekommen den Status "ausgeschieden".
Unterstüzung und weitere Resourcen
Wenn sie keine Erfahrung mit der Planung von Datenbanken haben brauchen sie eine gute Beratung.
Verfügbare Unterstützung zur Datenbank-PLanung:
Datenbank Beratungsfirmen:
Anwender-Schulung für CiviCRM:
Andere Resourcen:
